Power BI Service
zaterdag 15 januari 2022
Je hebt rapporten gemaakt en interessante inzichten gecreëerd in jouw bedrijfsdata. Maar hoe krijg je deze inzichten bij jouw collega’s? Je wilt immers dat jouw collega’s ook kunnen profiteren van jouw werk. Maar dit moet beter kunnen dan het geprinte dashboard dat je in de kantine ophangt, toch? Maar welke mogelijkheden heb je als collega’s ook moeten kunnen interacteren met het rapport. Heel simpel, je deelt het via de Power BI Service! Zoals ik in mijn eerste blog uitlegde, is het Power BI-onderdeel dat je het meest gebruikt afhankelijk van jouw rol in de organisatie. De eindgebruikers zullen voornamelijk gebruik maken van de Power BI Service waarin ze kunnen interacteren met de gedeelde rapporten.
In dit artikel leg ik je in een paar minuten uit wat jij moet weten om jouw collega's mee te laten profiteren van jouw interactieve dashboards.
Wat is de Power BI Service?
Wellicht is de knop ‘Publiceren’ in Power BI Desktop je al eens opgevallen? Via deze knop kun je jouw dashboard publiceren naar de Power BI Service, de online omgeving van Power BI. Het bestand dat je dan publiceert komt in de door jou geselecteerde werkruimte terecht. Een werkruimte kun je zien als een map waar gebruikers wel of niet toegang tot hebben. Je bent vrij om de werkruimten zo in te richten zodat het bij jouw organisatie past. Vervolgens heb je de mogelijkheid om te bepalen welke Power BI gebruiker toegang heeft tot de betreffende werkruimte. Let wel op, zodra een gebruiker toegang heeft tot een werkruimte, heeft de gebruiker toegang tot alle rapporten die in die werkruimte staan.
Zoals ik in mijn eerste blog schreef, is de licentiestructuur van Power BI gericht op het uitrollen binnen de organisatie. Zowel de gebruiker die het dashboard deelt als de ontvanger(s) moet in bezit zijn van een Power BI Pro licentie. Wil je hier meer over weten? Bekijk dan mijn eerste blog nog een keer.
Data up-to-date houden
De gateway wordt over het algemeen geïnstalleerd en geconfigureerd door de systeembeheerder. De systeembeheerder is in het bezit van de benodigde gegevens om verbinding te maken met de bron en bepaalt daarmee ook wie wel/geen toegang heeft tot de betreffende bron.
Mocht je in de ontwikkelfase van het rapport gekozen hebben voor de import-modus, dan kun je ook een achttal tijdstippen invoeren waarop je de data wilt verversen. Deze verversing vindt dan op de door jou gedefinieerde tijdstippen plaats. Dit betekent dus dat het rapport is gevuld met de data tot en met dat betreffende tijdstip.
Heb je in plaats van de import-modus voor DirectQuery gekozen? Dan werkt dit net wat anders. Dan wordt de verbinding van de gateway actief op het moment dat je een rapport opent of ermee interacteert. De Power BI Service haalt op dat moment alleen de data op die nodig is om jouw informatieaanvraag in te kunnen vullen. Niet meer en niet minder. De data worden weer verwijderd zodra je informatieaanvraag verandert. Zo blijft jouw data altijd op jouw server. Dat is wel zo fijn toch?
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Of ben je nog niet helemaal zeker hoe je Power BI het beste uit kunt rollen binnen jouw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op! Onder het genot van een kop koffie gaan we dan kijken wat in jouw situatie de beste aanpak is.
