Power BI - Rapporten & dashboards
vrijdag 14 januari 2022
Vooral voor de beginnende Power BI gebruiker kan het lastig zijn om het verschil tussen rapporten en dashboards te begrijpen. Wanneer gebruik je rapporten en wanneer dashboards? Hoe hangt het samen? Hoe komen ze tot stand? Dit zijn vragen die ik ook vaak tijdens onze Power BI trainingen hoor. En terecht, de grote hoeveelheid documentatie van Microsoft kan nogal verwarrend zijn. Om deze reden leg ik je de komende vijf minuten uit wat het verschil is en wanneer je welke optie kiest.
Even vanaf het begin. Hoe zat het ook alweer?
Zoals ik in mijn tweede blog schreef, is het opzetten van een dataset altijd het startpunt. Data kan uit een of meerdere databronnen komen en krijgt de overkoepelende naam: dataset. Aangezien Power BI met tabellen werkt, wordt alle data in tabelvorm opgehaald. In blog drie ging ik in op het optimaliseren en relateren van de onderlinge tabellen. Zo hebben we een goede basis om de visualisaties te voeden. Wellicht heb je al een aantal visualisaties gemaakt en ben je klaar voor de volgende stap. Zo niet, bekijk dan nog snel mijn vierde blog.
Rapport
Een rapport is in principe één Power BI bestand met een of meerdere pagina’s. Op deze pagina’s staan visualisaties die samen een beeld schetsen hoe jouw bedrijf presteert in een bepaald segment. Een rapport maak je altijd voor een specifieke doelgroep (Sales, HR, Finance etc.) en bevat dus enkel de informatie die deze doelgroep nodig heeft.
Behalve de KPI’s bevatten ze ook de context. Dit zijn visualisaties die verklaren hoe de indicatoren van de KPI’s tot stand komen. Zo zegt bijvoorbeeld de KPI met omzet ten opzichte van een target hoe je er op dat moment voor staat. Maar het zegt niks over hoe die omzet tot stand komt. Om deze reden moeten de omringende visualisaties verklaren wat de grootste bijdragers zijn en waar nog kansen liggen tot verbetering.
De visualisaties binnen een rapport zijn altijd gebaseerd op dezelfde dataset en kunnen dus met elkaar interacteren. Vaak wordt de gebruiksvriendelijkheid vergroot door een set aan filters te definiëren. De eindgebruiker kan deze filters gebruiken om de dataset te segmenteren en interessante trends te ontdekken. Op het moment dat je een Power BI rapport publiceert naar de Power BI Service, kun je binnen deze cloudomgeving een dashboard gaan ontwikkelen.
Dashboard
Dashboards zijn alleen beschikbaar in de Power BI Service. Een dashboard zit nog een niveau hoger in de hiërarchie en kan meerdere rapporten overkoepelen. Aangezien de visualisaties binnen een dashboard uit verschillende rapporten kunnen komen, zijn de visualisaties statisch en kunnen deze dus niet met elkaar interacteren. Een dashboard is slechts één pagina met enkel de meest belangrijke visualisaties van verschillende rapporten. Dit is ook de reden waarom op een dashboard geen filters staan.
Het grootste voordeel van een dashboard is dat dit kan dienen als de cockpit van jouw organisatie.
In het kort kunnen we het verschil als volgt samenvatten:
| Dashboards | Rapporten | |
| Pagina's | Eén pagina | Een of meerdere pagina's |
| Datasets | Een of meer rapporten en een of meer datasets per dashboard | Eén dataset per rapport |
| Beschikbaar in Power BI Desktop | Nee | Ja. Rapporten kunnen worden gemaakt en worden weergegeven in Power BI Desktop. |
| Filteren en interactie | Nee. Je kunt niet filteren of segmenteren. | Ja. Er zijn verschillende manieren voor filteren, markeren en segmenteren. |
| Waarschuwingen instellen | Ja | Nee |
Wil je meer weten over Power BI of wil je gewoon met ons sparren? Laat het me weten en dan kom ik graag met je in contact!
De afbeeldingen die gebruikt zijn in dit artikel zijn afkomstig van Microsoft
