E-ticketing voor Rozenfestival Lottum

Elke twee jaar organiseert Stichting Rozendorp Lottum het Rozenfestival. Eerder realiseerde Forwart een nieuwe website voor Rozendorp Lottum. Tijdens de editie 2010 verzorgde Forwart de online kaartverkoop via de website. De stichting wilde dit jaar gebruik maken van e-tickets en toegangscontrole met barcodescanners. Vanwege de complexiteit van het festivalterrein (meerdere entree’s en een internetverbinding die niet te allen tijde beschikbaar is) kon er geen gebruik worden gemaakt van een standaard ticketsysteem.

De stichting verzocht Forwart om te onderzoeken of ze toch gebruik konden maken van e-ticketing. Het internetbureau uit Horst en Venray heeft naar aanleiding van dit vraagstuk een geavanceerd maatwerk ticketsysteem gerealiseerd. Dit ticketsysteem werkt door een innovatieve oplossing zowel online als offline en is zelfs zonder internetverbinding toch te gebruiken voor meerdere entree’s. Bovendien worden uitgebreide statistieken bijgehouden zodat het aantal bezoekers per kassa en per uur/dag realtime te bekijken is. Bovendien worden eventuele pogingen tot misbruik geregistreerd.

Naast dagkaarten kunnen bezoekers ook passe-partout kaarten kopen waarmee ze gedurende het hele festival één keer per dag toegang krijgen. Door de flexibele opzet van het systeem, kunnen dit soort kaarten ook op een betrouwbare manier gecontroleerd worden.

De stichting heeft draadloze barcodescanners aangeschaft die gebruikt zijn voor de toegangscontrole. I.v.m. de opstelling van de apparatuur, bleek het bereik van deze scanners in een aantal gevallen niet toereikend. Bij een volgende editie zal de stichting hier rekening mee houden zodat de doorstroomsnelheid bij de entree verder geoptimaliseerd wordt.

De stichting schrijft zelf het volgende op hun website:

Online kaartverkoop en barcodes
De meest zichtbare innovatie voor bezoekers aan het Rozenfestival is de ticketverkoop en de entree. Voor het eerst in de geschiedenis is het mogelijk om online met korting kaarten te bestellen en te betalen voor het Rozenfestival. Uiteraard worden kaarten ook aan de dagkassa’s verkocht. Alle kaarten zijn voorzien zijn van unieke barcodes die bij binnenkomst gescand worden. Met het scannen van het kaartje wordt direct bijgehouden hoeveel mensen op het festivalterrein zijn. Deze informatie is erg belangrijk zodat de Stichting bijvoorbeeld bij extreme drukte, of in het geval van noodweer, makkelijker kan ingrijpen.

Het festival heeft dit jaar een groot aantal bezoekers mogen verwelkomen. De 60.000 bezoekers kregen via het ticketsysteem van Forwart toegang.

Bent u ook geïnteresseerd in e-ticketing voor uw evenement of heeft u een complex vraagstuk, neem dan contact op voor een vrijblijvende afspraak.