Meer grip op het inkoopproces bij GTE Engineering
GTE Engineering ontwikkelt verpakkingsmachines op maat voor de medische industrie. De machines worden volledig door GTE zelf ontworpen en ontwikkeld. Dit maakt het inkoopproces complex omdat er een groot aantal onderdelen nodig is, die bij veel verschillende leveranciers ingekocht worden. GTE kwam bij Encore om hiervoor samen een geschikte oplossing te bedenken en te ontwikkelen.
Exact en Excel niet toereikend
GTE gebruikt de software van Exact voor de financiële afwikkeling van o.a. de inkoop. Exact biedt ook mogelijkheden om het inkoopproces te ondersteunen maar dit was voor het complexe proces van GTE verre van ideaal. Het proces was erg lastig te volgen in Exact. Daarnaast kon Exact niet goed overweg met de grote verscheidenheid aan producten waardoor het verwerken van de inkoop in Exact erg omslachtig werd.
Hierdoor was GTE genoodzaakt om dit onder te brengen in diverse Excel-sheets. Ook dit was verre van ideaal en had nogal wat beperkingen;
- Tegelijkertijd in Excel-sheets werken was lastig en ging nogal eens mis, het verlies van gegevens tot gevolg.
- Elke gebruiker kreeg dezelfde grote hoeveelheid kolommen en gegevens te zien. Terwijl het veel handiger is als elke gebruiker alleen de info te zien kreeg die hij/zij nodig heeft voor zijn/haar werkzaamheden.
- Elke gebruiker kon alle gegevens aanpassen waardoor het gevaar op fouten in de gegevens groot was.
- Het was lastig om overzicht te krijgen van het proces omdat de gegevens verspreid waren over diverse Excel-sheets met een groot aantal kolommen. Daarnaast was het lastig om inzicht te krijgen in de status van de inkoop van specifieke producten.
Met dit vraagstuk kwam GTE dan ook bij Encore. Samen hebben we bedacht hoe dit anders en beter kan en uiteindelijk heeft Encore voor GTE een webapplicatie ontwikkelt die het complete inkoopproces van GTE ondersteunt.
Teun Cremers - GTE Engineering"Doordat het écht een samenwerking is tussen GTE en Encore hebben we een mooie oplossing weten te realiseren!"
Hoe hebben we dit aangepakt?
Samen met GTE is het inkoopproces in detail uitgewerkt en waar nodig verbeterd. Daarna hebben we bekeken hoe dit het beste ondersteund kon worden door een applicatie. Doormiddel van wireframes (schetsen van schermen) zijn we in een vroeg stadium gaan bekijken wat het beste werkt voor de gebruikers van de applicatie.
Vervolgens zijn we aan de slag gegaan met GTE. Inderdaad mét GTE, de samenwerking is hierin cruciaal. Uiteindelijk moeten zij met de applicatie aan de slag en weten zij het beste wat goed werkt. Tijdens de tweewekelijkse gesprekken werd getoond wat er gerealiseerd was. GTE gaf feedback op wat er tot dan toe was opgeleverd. En er werd gesproken over wat er de komende twee weken gerealiseerd ging worden.
Deze aanpak heeft uiteindelijk geresulteerd in een applicatie die perfect aansluit bij het inkoopproces van GTE. Hierdoor kan er efficiënter gewerkt worden en is de kans op fouten aanzienlijk verminderd. Uiteindelijk werkt het ook stukken prettiger, ook niet onbelangrijk!
Teun Cremers - GTE Engineering"Encore schetst goed wat er technisch mogelijk is en schakelt snel op het voortschrijdend inzicht!"
Hoe werkt de applicatie dan precies?
Vanuit een zogenaamde BOM (Bill of Material) uit het tekenprogramma (CAD), waarin de machine is ontworpen, wordt er een lijst met onderdelen geïmporteerd. Deze lijst wordt vervolgens ondergebracht in een bestellijst. Deze lijst geeft altijd een actueel inzicht op hetgeen wat nog ingekocht moet worden. Ook kunnen producten opgesplitst worden, bijvoorbeeld als er door verschillende leveranciers aan gewerkt moet worden.
Vanuit de bestellijst kunnen één of meerdere producten eenvoudig op een nieuwe of bestaande inkooporder worden geplaatst. De inkooporder kan nog aangevuld of aangepast worden om daarna, met een PDF via de applicatie, naar de leverancier te sturen. In een overzicht met inkooporders is eenvoudig in te zien wat de status is van de inkooporders. De inkooporders worden automatisch geëxporteerd naar Exact voor de financiële afwikkeling.
Wanneer de producten worden geleverd bij GTE wordt dit door een logistieke medewerker eenvoudig geregistreerd in de applicatie. Er wordt hierbij direct vastgelegd op welke locatie het product is neergelegd zodat de engineers dit eenvoudig terug kunnen vinden.
In de assemblagelijst komt alles samen en is voor elk project precies terug te zien hoe het met de inkoop van de producten staat. Dit is erg waardevol voor de projectmanagers en de engineers, om niet voor verrassingen te staan tijdens de ontwikkeling van de machine.
